Execution, execution, execution!
Tre vanliga fällor som hindrar verklig effektivitet i organisationer
Med effektivitet menar vi att vi gör rätt saker och uppnår våra mål. Allt vi gör, alla funktioner vi sätter upp, all struktur, all kommunikation, all chefsträning syftar till att uppnå effektivitet. Det är lätt att tänka att ju mer vi gör, desto mer effektiva kommer att vi att bli. Men stämmer det? Hur skulle det vara att ta ett steg tillbaka? Här kommer tre vanliga fällor för verklig effektivitet.
Fälla nummer ett: Aktivitetskultur skapar illusionen av framsteg
Aktivitet är att det görs mycket. Inom en motiverad och högpresterande organisation uppstår lätt en flora av idéer och initiativ. Men aktivitetskultur har en baksida i att för mycket startas upp och att resurser läggs på fel saker. Detta inte minst när aktivitet drivs av individers lust snarare än genomtänkt strategi. Projekt blir okoordinerade och det är svårt att få överblick.
Fälla 2: Produktivitet utan riktning leder fel
Produktivitet är att snabbt skapa mycket av något specifikt. Produktivitet är bra ifall det skapar volym av en produkt som efterfrågas. Produktivitet är mindre bra om det är fel saker som skapas. Inte minst om det sker som ett skydd mot osäkerhet. Då gör vi mycket och snabbt, men vi gör inte rätt saker.
Fälla 3: Tidsoptimering som stressar bort kvaliteten
Tidsoptimering är detsamma som att pressa in mycket i ett redan tight schema. Det kan också vara för korta mötestider, att prata fort och att prioritera bort fördjupning och pedagogik. Här uppstår en ohjälpsam prestationskultur, för vem vill vara långsam och ”needy” när alla andra springer i ett snabbt tempo? Tidsoptimering blir ett problem när vi överskattar hur mycket av kommunikationen som når fram till andra. En annat problem är att vi blir oerhört mycket sämre på att tänka och fatta beslut när vi arbetar på ett stressat sätt.
Så bygger du hållande funktioner för verklig effektivitet
Nu har vi identifierat tre fällor för effektivitet. Hur ska man göra då? För att nå effektivitet behöver en organisation bygga in hållande funktioner, framför allt i ledarskapet och i ledningsgrupperna. Det är arbetssätt där strategin är tydlig och där forum och processer stödjer av strategin. Det är att stanna upp inför beslut och ställa frågor som ”syftar den här aktiviteten till att vi når målet?” Det är också modet att stå ut med osäkerhet och att be arbetsgruppen att vänta. Att säga ”vi vet inte just nu, vi måste våga sitta på händerna i det här läget även om det är jobbigt”. Det är att värna egna och andras behov, gå ner i tempo, andas och att släppa fram humorn.
Lycka till!