Att se och förstå organisationen tillsammans
Anna Derwinger Hallberg
Anna Derwinger Hallberg om sitt uppdrag vid Linköpings universitet
När Anna Derwinger Hallberg först klev in som konsult från Sandahl Partners var uppdraget tydligt: att hjälpa Linköpings universitet formulera ett projektdirektiv för en större översyn av administrationen. Men det som började som ett konsultuppdrag växte snabbt till något mer.
– Jag hade inte alls tänkt söka en tjänst, berättar Anna. Jag skulle ju vara i Stockholm och jobba på Sandahls, något jag verkligen hade längtat efter. Men det här blev till slut något jag inte kunde tacka nej till. Att få jobba med en hel organisation tillsammans med den högsta ledningen, det är otroligt stimulerande.
Rektor Jan-Ingvar Jönsson leder universitetet mot visionen ”Med mod att tänka fritt och göra nytt”. När regeringen i sin budgetproposition för 2024 signalerade att universitetens resurser måste användas mer effektivt, med fokus på utbildning och forskning snarare än administration, blev det startskottet för ett större utvecklingsarbete.
Ett projekt som lyssnar och lär
Projektet har fyra tydliga mål: att minska administrationen, effektivisera arbetssätt, säkra att verksamhetsstödet möter kärnverksamhetens behov och att introducera en kvalitetsmodell som fångar upp utvecklingsbehov. Men två av målen saknar etablerade mått i organisationen, vilket gör arbetet både utmanande och banbrytande.
– Det är lätt att verksamhetsstöd blir något man gör utifrån sig själv, säger Anna. Istället behöver vi lyssna in: vad behöver verkligen de vi finns till för?
För att möta den komplexiteten har universitetet valt en ovanlig väg – att tillsätta följeforskare. Det är första gången ett internt projekt på universitetet får en sådan resurs, och det har visat sig vara ett avgörande stöd.
– Följeforskarna har kunskap inom organisation, ledarskap och kvalitet. Magdalena Smeds är den jag jobbar närmast och jag kan fråga henne: vad säger den senaste forskningen? Och så hjälper hon mig att titta på det. Det är helt fantastiskt.
Följeforskning är en form av aktionsforskning, där forskaren följer projektet nära och bidrar med både analys och reflektion. Det är en metod som ligger nära Sandahls teorier – att arbeta hypotesdrivet, lyssna in verkligheten och låta förändring växa fram i dialog mellan verklighet och teori.
Att förstå olikheter och bygga broar
I ett universitet med flera tusen medarbetare, olika kulturer och starka fackområden är det lätt att prata förbi varandra. Anna insåg tidigt att förändringsarbetet krävde mer än struktur, det krävde förståelse.
– Det är lätt att man missförstår varandra. Det är egentligen bara inom den egna professionen eller avdelningen som man kan säga ett ord och veta att alla tolkar det likadant.
För att möta de organisatoriska olikheterna har Anna tagit hjälp av flera teoretiska modeller, bland annat Carlile om olikheter vid gränser och Kurt Lewins kraftfält. Kraftfältsanalysen blev ett konkret verktyg för att förstå drivkrafter och hinder i projektet.
– Jag intervjuade den högsta ledningen, bad dem reflektera över vad som driver oss framåt och vad som riskerar att bromsa. Det blev ett rikt material som vi nu analyserar tillsammans med forskarna och som ska ligga till grund för en workshop.
Att använda kraftfältet som samtalsverktyg har visat sig vara ovärderligt. Det skapar en gemensam bild av nuläget och hjälper ledningen att se vad som redan är möjligt att påverka.
Människor och mål, två sidor av samma förändring
När projektet skulle fördjupas med styrgruppen och dess ordförande universitetsdirektör Anna Thörn, introducerade Anna ytterligare en modell: Kristian Jakobssons målmatris. Den bygger på en enkel men kraftfull insikt, att man måste arbeta både med verksamheten och med människorna.
– Det går inte att hoppa över det mänskliga. Vi behöver spelregler, vi behöver kalibrera oss. Det låter självklart, men det är lätt att glömma och bara fokusera på verksamhet.
Modellen hjälper styrgruppen att se både det konkreta och det visionära, både det organisatoriska och det mänskliga. Det skapar en struktur för samtal och en påminnelse om att förändring sker genom människor.
Att inte rusa, utan förstå
Med följeforskare vid sin sida arbetar Anna nu enligt en modell för interaktiv forskning, framtagen av två av följeforskarna Mattias Elg och Andreas Wallo. Den bygger på att man först förstår problemet genom att ta in relevant kunskap, för att därefter ta in kunskap om åtgärder, innan man går vidare till lösning.
– Det här tar lite längre tid, säger Anna. Men det blir mycket mer effektivt och lugnare för alla jämfört med mer kortsiktiga beslut.
Projektet är just nu i analysfasen, med datainsamling och kunskapsinhämtning. Det är ett medvetet val, att bygga på forskning, erfarenhet och dialog.
Från analys till förändring
Till skillnad från många utredningsuppdrag där rapporten landar i ledningens knä och förändringsarbetet stannar där, har Anna en tillsvidareanställning. Hon är inte bara med och analyserar, hon ska också vara med och genomföra.
– Det är baserat på tidigare erfarenheter. Man vet att det är svårt att driva förändring utan långsiktiga resurser.
Projektet sträcker sig över tid: ett år för analys och gemensam förståelse, och gott om tid för att genomföra beslut. Det är en process som bygger på lärande, och fakta. Och det kräver rätt verktyg, bland annat den kvalitetsmodell från Sveriges Institut för kvalitetsutveckling (SIQ) som Anna arbetat med tidigare.
– Det är ett system, ett sätt att tänka. Kvalitet handlar både om struktur där man följer resultat systematiskt men minst lika mycket om kultur och hur vi lär och utvecklar tillsammans. Det leder till effektiv användning av resurser i organisationen och att man möter behov hos dem man finns för. Modellen hjälper oss att prata om kvalitet på ett sätt som inkluderar både organisation och ledarskap.
Att skapa trygghet i förändring
Ett projekt som syftar till att minska administration väcker kanske oro. Vad händer nu? Anna är väl medveten om de tankar och känslor som kan uppstå och har valt att möta den med tydlig kommunikation och ett lugnt ledarskap.
– Det är viktigt att människor känner att vi arbetar för allas bästa och att vi där vi är nu är nyfikna och vill veta mer. Just nu handlar det inte om förändring. Utan om att förstå och lära tillsammans.
Med erfarenhet från både ledningsarbete och konsultrollen, och med en stark förankring i teori, leder Anna arbetet med både struktur och empati. Det är en ovanlig kombination, och kanske just därför så viktig.
Vi kommer snart att publicera fördjupande bloggar om de nämnda modellerna – håll utkik!