Ny på jobbet – hur kan vi hjälpas åt att hantera osäkerheten?

Kvällen innan första arbetsdagen på Sandahl Partners slår känslan till med full kraft. Oron i magen. Spänningen i axlarna. Vågen av nervositet som sköljer genom kroppen. Tankarna som far genom huvudet: ”Vad ska jag kunna bidra med? Kan jag ens någonting? Vad kommer kollegorna att tycka om mig? Kommer jag att passa in?”

Känner du igen dig? I så fall är du långt ifrån ensam.  

Ett behov av att höra till

Att komma in i ett nytt sammanhang innebär en osäkerhet. Vi vet ännu inte om vi kommer att bli inkluderade och accepterade av gruppen. Behovet av att höra till och att vara en del av ett sammanhang är djupt rotat i oss människor. Utifrån ett evolutionärt perspektiv har ensamhet och isolering minskat våra chanser att överleva. Även om samhället har förändrats, så lever reaktionen kvar. Risken att hamna i utanförskap triggar fortfarande vårt hotsystem och skapar känslor av oro och otrygghet. 

Även om dessa reaktioner är naturliga är de inte alltid funktionella. Till exempel när jag som nyanställd håller tillbaka mina tankar, frågor och idéer av rädsla att verka dum eller bli avvisad. Sådan rädsla hämmar både gruppen och individen. Individen får svårt att komma till sin rätt och att trivas på arbetet. Systemet riskerar att gå miste om den kompetens och de erfarenheter som eftersöktes när den nya medarbetaren anställdes. 

Vad kan systemet göra?

I det individualistiska samhälle vi lever i är det lockande att fastna i vad individen kan göra för att hantera sin osäkerhet. Utifrån vår systemteoretiska grund är vi dock mer nyfikna på vad sammanhanget kan göra. Hur kan vi som system hjälpa nya gruppmedlemmar att komma till sin rätt?  

Vad kan vi göra som grupp/kollegor?

Skapa tillit genom öppenhet och nyfikenhet

De flesta jobb idag kräver att vi samarbetar med andra. I takt med att komplexiteten ökar blir vi alltmer beroende av att jobba som ett team för att lösa våra utmaningar. Det är därför viktigt att ta tillvara och inkludera nya kollegor. Det kan ni till exempel göra genom att:

• Ställa nyfikna frågor om kollegas kompetenser och erfarenheter. Vad har hen med sig? Hur kan dessa kunskaper tas tillvara på bästa sätt?

• Bjuda på era egna erfarenheter och fallgropar som ni hamnat i. Genom att visa att det är okej att prata om sina misstag eller tillkortakommanden hjälper ni kollegan att våga göra detsamma.

• Erbjud stöttning i arbetet i form av handledning, mentorskap och konsultation. Var gärna generösa med möjligheten att gå bredvid i det dagliga arbetet och få en direkt upplevelse av hur arbetet går till. Förutom att kan vara givande för den nyanställde kan det dessutom vara en möjlighet för er att få feedback på ert arbete.  

Utforska olikheter och hur de kan integreras

En av grundprinciperna i systemteori är att gruppers överlevnad i hög grad är avhängig deras förmåga att integrera olikheter. För att fortsätta utvecklas och anpassa sig efter den komplexa omvärlden behöver alltså gruppen kunna införliva ny information. När en ny medlem inkluderas innebär det ofta ett tillskott av nya perspektiv och idéer till förbättringar. Eftersom vi människor generellt har svårt att integrera sådant som är olikt är det emellertid inte ovanligt att dessa idéer avfärdas (”Det där har vi redan provat”, ”Det där funkade kanske på din förra arbetsplats, men inte här”).  

I stället för att tolka den nya medlemmens frågor och idéer som ett hot eller ett tecken på konkurrens, försök att se det som en tillgång och ett uttryck för nyfikenhet. Om ni lyckas ta vara på den nya kunskapen ger det både dig och gruppen en chans att utvecklas.  

Vad kan jag göra som chef?

Ge möjlighet till relationsskapande

Som chef kan har du möjlighet att skapa förutsättningar för den nyanställda att bygga upp tillit både till dig och övriga gruppmedlemmar. Att ge utrymme för lära-känna-samtal, att uppmuntra öppenhet kring osäkerhet, att involvera kollegorna i introduktionen och att bjuda in till sociala aktiviteter är några sätt som kan underlätta relationsbyggandet. På köpet kan du förhoppningsvis också stärka den psykologiska tryggheten i gruppen (referens till annan blogg).  

Tydliggör mål, roll och sammanhang

Otydlighet är ofta en källa till osäkerhet. För att minska risken för missförstånd och oklarheter är det därför bra att i ett tidigt skede prata om medarbetarens roll, verksamhetens mål och den kontext som organisationen befinner sig. Vanligtvis är det ett arbete som påbörjas redan under rekryteringen, men som ofta behöver fördjupas och förtydligas när den nyanställde är på plats.

Ge medarbetaren en känsla av att bidra till sammanhanget

Av förklarliga skäl kan man som nyanställd sällan producera i samma takt som övriga i arbetsgruppen. Det kan ibland skapa en känsla av att vara en belastning för gruppen. Som chef kan det därför vara klokt att tidigt ge den nyanställda en uppgift som känns hanterbar att genomföra och samtidigt är givande för hela gruppen. Kanske finns det exempelvis något internt utvecklingsarbete som ingen har haft tid att ta tag i? På så vis får den nyanställda en känsla av att bidra och en chans visa sin kompetens, samtidigt som hela gruppen gynnas av hens arbetsinsats.  

Följ upp och utvärdera introduktionen

Att introducera en ny medarbetare är oftast mer tidskrävande än man kan tro. Se därför till att avsätta ordentligt med tid för både introduktion och regelbundna avstämningar under de första månaderna. Utvärdera gärna tillsammans med den nya medarbetare vad som har känts drivande och hjälpsamt, och vad som har hindrat och försvårat introduktionen. Var lyhörd för den ny medarbetarens upplevelse och undersök vad du, gruppen och medarbetaren själv kan göra för att hen ska komma in ännu mer i arbetet och bli en del av sammanhanget.  

Vad kan vi göra som organisation?

Skapa hjälpsamma strukturer för introduktion till verksamheten

Hur organisationen strukturerar sin introduktion kan vara av stor betydelse för individens möjligheter att komma in i verksamheten på ett smidigt sätt. Se därför till att det finns en tydlig plan för introduktionen som kan anpassas utifrån individens förutsättningar. I verksamheter där arbetsuppgifterna är mer komplexa kan det också vara en god idé att utforma mentorsprogram eller jobba med handledarskap.  Att ha en kollega att bolla sina tankar med kan göra det lättare att ställa frågor och att lyfta sin osäkerhet, vilket i sin tur skapar bättre förutsättningar till lärande. En annan fördel är att tröskeln att uttrycka sig i helgrupp oftast blir lägre när vi har skapat en tillitsfull relation till åtminstone en medlem i gruppen. När fler medlemmar kan dela med sig av sin kunskap får arbetsgruppen bättre förutsättningar att utvecklas och att fatta genomtänkta beslut.  

Tydliggöra förväntningar, ansvar och mandat

Precis som chefen kan även organisationen bidra till trygghet genom tydlighet. Det kan till exempel handla om att klargöra den nyanställdes roll, arbetsgivarens förväntningar samt vilket ansvar och mandat som den anställde har. Denna information kan dels delges under rekryteringsprocessen, dels genom samtal med chefen, gärna i kombination med en utförlig roll- och arbetsbeskrivning eller ett tydligt formulerat anställningsavtal. 

Har osäkerheten försvunnit?

När jag nu fyra månader senare kliver in på vårt kontor möts jag av andra känslor: lugn och nyfikenhet. Det finns fortfarande stunder av oro och självtvivel, men de har blivit lättare att hantera. Dels för att jag har jobbat med att acceptera min osäkerhet, men framför allt för att jag vet att det finns ett system som stöttar mig. Den tryggheten har gett mig modet att prova helt nya saker, som att skriva ett blogginlägg.  

Om ert system lyckas med detsamma kan det stärka både er verksamhet och era nyanställda och ge er chansen att växa, utvecklas och tillsammans våga anta nya utmaningar.