Förmågan att aktivt sätta sig på läktaren

Har du ibland känt att du har gjort värdefulla observationer kring något i din arbetssituation som du tror kan vara till nytta för det sammanhang du tillhör? Du kanske har på känn att du har bra spaningar, men…. finns det en mottagare? Är någon intresserad? Vågar jag bidra med det jag upptäckt? 

När begreppet ”sitta på läktaren” används brukar det ofta innebära en negativ värdeladdning. Att sätta sig på läktaren i jobbsituationer förknippas med passivitet, till exempel när någon är passiv som mötesdeltagare och sitter med armarna i kors och ser ut att tänka ”om ni bara visste vad jag vet”. 

Med den här bloggen vill vi uppmuntra till att upptäcka de positiva aspekterna i att någon sätter sig på läktaren på ett aktivt sätt – och mer specifikt tar rollen som observatör. Där finns outnyttjad potential om man vill vara en lärande organisation.

Rollen som observatör – en outnyttjad potential för lärande organisationer

Ofta förväntar vi oss att den som har den formella rollen som coach eller mötesledare har tillräcklig och nödvändig överblick. Det vi vill slå ett slag för är att dra nytta av fler kloka observatörer som kan bidra till att utveckla teamet, mötet, sig själva och laget för att nå bästa möjliga resultat.

I våra uppdrag ingår ofta att ta rollen som observatör vid till exempel ledningsgruppsmöten, arbetsgruppers sammankomster eller andra processer. Det ger oss möjlighet att ta ett helikopterperspektiv och observera ett system ”utifrån”. Det separerar oss från deltagarrollen och innebär att vi kan följa innehållet i mer detalj i dialoger, lyssna, förstå och sedan komma in med våra observationer och synpunkter. Ofta känner mötesdeltagare igen det vi noterat. De har också sett det vi sett och vill så gärna kunna agera på ett bättre sätt nästa gång. Ibland är det små saker vi observerat som gör en stor skillnad för att skapa ett bättre möte. Med hjälp av observationerna går det att göra viktiga saker ”pratbara”.

Men vi gör ju bara kortare insatser hos våra partners och vill ju att grupper ska blir skickliga på att utveckla sin egen observerande förmåga.  Därför introducerar vi ibland rollen som observatör i olika sammanhang. Antingen till en särskilt utsedd person som tar rollen i ett sammanhang, eller att grupper uppmuntras att använda sin förmåga att observera sig själva. Beroende på sammanhang kan det vara en avgörande förmåga för gruppens framgång.

Fokusera på detta som observatör

Förutom att göra er mentalt redo för observatörsrollen och öppna ögon och öron, så kommer här några tips att fokusera på i observationerna:

• Tydlighet kring Mål – Tydlighet kring vad som är målet just i det sammanhang som vi befinner oss i. Är det tydligt definierat för sammanhanget, och finns det tydlighet kring mål även för respektive punkt som avhandlas på agendan – eller lämnas det till medlemmarna att tolka målet (och därmed hur de på bästa sätt ska bidra). 

• Energin i rummet – Lägg märke till hur energin på mötet ser ut. Har deltagarna sitt engagemang med sig in i mötet eller verkar deltagare passiva. Vad är det för faktorer och beteenden som gör att engagemanget sjunker under mötet? Energinivån är avgörande för att en grupp ska kunna jobba.  Det är ett ständigt arbete att få gruppdeltagare att vara även mentalt närvarande i stället för att tänka på nästa möte eller andra frågor som inte hör till här- och-nu. 

• Stängt eller öppet nyfiket system – Ser det ut som om gruppen har en öppenhet för andras åsikter? Hakar alla på alla idéer hela tiden, eller bara när någon viss person uttrycker sig? Och om gruppen fastnar i argumentation och ” ”ja men-kommunikation” så kan vi ana att öppenheten för andras information inte är så stor. 

En uttalad obervatörsroll

Välfungerande arbetsgrupper (Wheelan) har ofta kommit så långt att de insett att informationen som en observatör kan bidra med är viktig. De har med den insikten redan lyckats med att öppna sina gränser för ny information och ser denna input som angelägen, viktig och lärande. Välfungerande arbetsgrupper pratar kontinuerligt om samspelet och samarbetet i sin grupp. De kan stanna upp och reflektera kring olikheter och likheter. De är medvetna om när de stänger sina systemgränser för input som kan vara för olik. Susan Wheelan: Att skapa effektiva team, 2022. 

Vi har alla potential att ta observatörsrollen men vanligtvis tillsätter vi den inte på ett tydligt sätt så att vi ger någon mandat och möjlighet att ta rollen. Men om en observatörsroll är uttalad, så är det viktigt att deras observationer får komma in i syfte att påverka utvecklingen av mötet eller gruppens arbete.

För att kunna återkoppla observationerna är det viktigt att:

• Tydliggör roll och syfte. Inledningsvis tydligt definiera rollen och syftet, och hur observationerna ska användas. Berätta gärna vilka specifika områden som observatören ska observera.

• Avsätt tid för att återkoppla. Ge utrymme till observatörsrollen att få återge sina tankar och reflektioner. Dessa reflektioner bör även inkludera att ge utrymme för deltagarna att i sin tur reflektera kring observationerna. Systemet är som klokast när det kan reflektera tillsammans.

• Säkerställ att du som observatör har möjlighet att ge feedback som är konkret. Använd till exempel anteckningar för att kunna återge vad du hörde eller såg i samband med feedbacken, konkret.

• Definiera nästa steg. Utifrån de observationer och feedback som förs in från observationsrollen, vad kan bli kloka nästa steg att göra annorlunda. Ta er tid att definiera nästa steg och bestäm med fördel hur detta ska utvärderas när det har provats vid några tillfällen.

Vi vill alltså slå ett slag för att inse vilken stor kapacitet som finns i att använda observatörsrollen, gärna roterande eller flera tillsammans för att stötta varandra. Ni behöver inte alltid en organisationspsykolog för att ta observatörsrollen. Men vi finns här om ni vill ha stöd i att komma igång.

För att ta fram din, gruppens och/eller organisationens fulla potential, sätt er aktivt på läktaren!