Utveckla teamet med hjälp av IPO-modellen
Teamarbete kan i dess bästa form vara mycket tillfredsställande och givande för de inblandade. Likaså kan det när det inte fungerar vara smärtsamt, frustrerande och utmattande. I dessa lägen befinner sig medarbetare ofta i ett virrvarr av tankar, känslor och relationer och inte minst för ledaren är det svårt att veta var man ska börja arbeta för att få till en förändring. Med hjälp av IPO-modellen är det lättare att få syn på vad som händer och vad teamet kan tänkas behöva för att utvecklas.
Det som ett team klarar att leverera, dess output, är kort sagt en följd av teamets input och teamets processer.
Input
Input är de resurser teamet har för att klara sitt uppdrag. Personella resurser handlar om ledare och medarbetares kompetens både vad gäller yrket och samarbetet och självklart behöver teamet också ha rätt antal medlemmar på plats. Inom organisationen bör teamet betraktas som en egen enhet med ett klart och tydligt mål, och målet ska dessutom vara så pass komplext och utmanande att en enskild individ inte kan klara det på egen hand. Input innefattar också de tekniska och tidsmässiga resurser teamet har att tillgå.
En traditionell syn på effektivt teamarbete utgår från att om det bara finns kompetenta medarbetare på plats (input) kommer också resultaten ”som ett brev på posten” (output). Detta vet vi nu inte stämmer. Visst är det viktigt vilka individer som ingår i teamet, men om inte tydlighet kring mål och roller finns kan resurserna inte utnyttjas till fullo. Team utvecklas över tid och hur väl medarbetare samarbetar och relaterar till varandra – d.v.s. teamets processer - har stor inverkan. Med andra ord IPO: Input + Process = Output.
Processer
Hur teamet arbetar kan beskrivas som tre olika men överlappande processer. Beroende på hur de ser ut och fungerar bidrar de till att möjliggöra och/eller hindra resultatuppfyllelse.
Kognitiva processer
Gemensamma tankemodeller är en framväxande kognitiv process som framför allt handlar om två beståndsdelar. Den ena handlar om att man inom teamet har en hygglig samsyn på teamets uppgifter och mål samt hur man ska arbeta mot dessa mål. Den andra delen handlar om att ha en gemensam bild av vad var och en av teamets medlemmar kan bidra med när det gäller kunskaper, kompetenser och förmågor.
Affektiva processer
De känslotillstånd som präglar ett team kan man betrakta som framväxande affektiva processer. I effektiva team är medlemmar psykologiskt trygga, känner att de kan vara sig själva utan att bli uthängda eller nergjorda, hyser tillit till varandra och litar på att andra gör det de ska. Det finns också mer av ett kollektivt självförtroende kring att teamet kommer att klara av sitt uppdrag. I effektiva team finns en stor känsla av tillhörighet – medarbetare identifierar sig med teamet och vill att det ska bestå.
Beteendeprocesser
Beteendeprocesser är de aktiviteter som teamet sysslar med och som formar och formas av de affektiva och kognitiva processerna. De kan delas in i tre kategorier:
Övergångsprocesser handlar om planering inför och utvärdering efter genomförandet av arbetet. Det innebär exempelvis att etablera en klar plan för hur arbetet ska genomföras, målformulering för genomförandet, ansvarsfördelning och roller såväl som utvärdering efter genomförande av arbetet. Team som ägnar sig åt detta presterar och mår bättre, men många grupper lägger alltför litet tid till detta.
Aktionsprocesser är teamets beteenden under det arbete de finns till för att göra. Under arbetets genomförande har exempelvis effektiva team ett tydligt och lösningsinriktat kommunikationsmönster, de säkerställer regelbundet om arbetet leder mot målet inom utsatt tid och att arbetsplanen följs.
Interpersonella processer är beteenden som leder till ett önskvärt socialt klimat. Det handlar exempelvis om att låta alla komma till tals, att medlemmar lyssnar aktivt på varandra och att meningsskiljaktigheter hanteras på ett konstruktivt sätt.
Att utveckla team genom att arbeta med beteenden har visat sig vara det som har störst effekt på teamutveckling. Det är också etiskt försvarbart jämfört med andra möjliga ansatser. Vi kan som kollega, chef eller arbetsgivare inte begära att någon ska ändra sina personliga egenskaper - men vi kan förvänta och ibland kräva vissa beteenden utifrån den givna rollen. Beteendefokus lämpar sig också väl för effektiv och saklig feedback. Genom att betona beteenden och vilken påverkan de har i ett visst sammanhang tydliggör vi roller samt stärker individers inre motivation då det blir tydligare vilken kompetens som är värdefull.
Genom historien har människors överlevnad krävt samarbete och vi har alla en nedärvd benägenhet och vilja att anpassa oss efter den grupp vi tillhör. Ett effektivt sätt att ändra beteenden hos individer är därför att använda teamets kraft. Med hjälp av IPO-modellen är det lättare att få syn på sitt team och vilka processer man tillsammans kan börja arbeta med för att bli så effektiva som möjligt – och på köpet få ett gott arbetsklimat.