Konsultens bästa samtalstips!
”Det här var givande!” är en kommentar som vi på Sandahl Partners inte sällan får när vi i ledarutvecklingssammanhang haft ett trepartsamtal med en chef och dennes överordnade. Trepartssamtalets syfte är att stämma av ömsesidiga förväntningar och ge bästa förutsättningar för chefen att utvecklas och ta sin roll. Det här är förstås något man bör göra löpande i sin verksamhet och man kan inte alltid ha en konsult med. Så vad kan man lära sig av det som konsulten tillför, så att man kan skapa bra samtal på tu man hand? Min hypotes är att det till stor del handlar om att ha bra metoder och en funktionell struktur.
Det första är att sätta av ordentligt med tid. Vad som är ordentligt med tid är förstås subjektivt, men 60 – 90 minuter brukar inte vara för mycket. Att stänga av mobiltelefonerna och stänga dörren är också två enkla tips för att inte störa flödet i samtalet.
Om man inte redan gjort det är det nu läge att skapa samsyn i målet för mötet. Ofta bör det innefatta sådant som har med chefernas samarbete och gemensamma ansvar att göra.
När målet för samtalet är formulerat brukar vi rita upp en 360-modell med de viktigaste relationerna och de olika sammanhang i vilka chefen verkar. Chefen själv finns i mitten, uppåt finns överordnad chef och neråt finns den organisation och de medarbetare som chefen leder. Till vänster finns externa relationer, i ett privat företag kan det vara marknad, kunder och leverantörer. I en offentlig organisation kan det vara brukare och samarbetspartners. Till höger finns sidoordnade chefskollegor, ledningsgrupp och i förekommande fall andra interna nyckelfunktioner som inte är direkt underställda chefen, exempelvis HR och controller. Modellen är inte låst till fyra riktningar, om det är relevant för samtalet kan deltagarna definiera ytterligare sammanhang och rollrelationer.
Därefter tar vi ett sammanhang i taget och undersöker graden av samsyn i mål, roller och mandat. Överordnad chef kan fråga ”berätta hur du ser på målet för sammanhanget?” ”Hur ser du på din roll, vet du vad andra förväntar sig av din roll i sammanhanget?” Om chefen inte är uppdragsgivare i visst sammanhang (exempelvis i ett externt samarbete kanske det finns en projektledare), kan det vara meningsfullt att sätta ord på det och vilket stöd chefen behöver för att komma framåt. Mandat ska naturligtvis stå i proportion till ansvaret. En erfarenhet är att chefen inte alltid vet vilket mandat denne har i ett visst sammanhang och det kan leda till passivitet och frustration. Enkla frågor här är ”vet du vilket mandat du har?” eller ”har du det mandat du behöver?”
Kommunikationskompetens är förstås A och O och här kommer några vanliga fällor att undvika. Tankeläsning är det fenomen när den ene ”vet” vad den andre tycker och tänker i en viss fråga och håller en utläggning grundad i det. Om du har en tendens att tankeläsa kan du vinnlägga dig om att istället fråga vad den andre tycker. Den som blir utsatt för fenomenet kan stillsamt påpeka ”det låter som att du sitter med en tankeläsning.”Tänk också på att skilja på åsikter och fakta. ”Ditt och Lisas samarbete fungerar inte bra” är en åsikt. ”Du och Lisa uttrycker er ibland irriterat mot varandra ” är fakta (det vill säga det är något som kan observeras och verifieras av andra).
Som man frågar får man svar. Anklagande frågor som ”du kan väl ändå inte mena att…” och ledandefrågor som ”visst är det bra att…” tenderar att föra samtalet i en mindre uppbygglig riktning. Öppna frågor som ”hur ser du på…?” tenderar att leda till mer konstruktiva resonemang.
Att hålla sig till en fråga i taget är ett till synes trivialt tips. Men det händer hela tiden att ett samtal omärkligt förflyttar sig från A till B och plötsligt diskuterar man en annan – i sig kanske viktig – fråga men man slutförde inte den ursprungliga frågan.
Ovanstående är inte en uttömmande beskrivning av vad vi konsulter kan tillföra i ett trepartsamtal, men jag tänker att det räcker ganska långt. Min erfarenhet är att chefer i trepartsamtal oftast är välvilligt inställda till varandra, nyfikna och vill utveckla samarbetet. Om vi sedan ger dem en funktionell struktur att jobba i brukar det bli riktigt bra.
Nyfiken på Sandahl Partners tjänster? Läs mer här