Om ledningsgruppsutveckling: Energigivande möten

Har du någon gång suttit i ett möte och i frustration ställt dig frågan ”vad gör jag här?” Om svaret är ja blir nästa fråga vad det är som gör att möten upplevs som dränerande. Och hur kan man göra dem energigivande? Svaret på den frågan kommer nedan i form av de tre punkter som vi på Sandahl Partners utgår från i ledarutveckling, teamutveckling och ledningsgruppsutveckling

1. Roll, mål och sammanhang.

Sammanhanget är i det här fallet själva mötet. Hur tydligt och uttalat är det för dig och de andra vad målet är med sammanhanget? Hur tydlig är agendan? Om målet med sammanhanget inte är tydligt finns risk för exempelvis att några deltagare är där för att de tror att ni ska fatta beslut medan andra är där för att de tror att ni ska dela information. Föregående kan låta självklart och trivialt, men du kan ju testa följande på nästa möte du leder: be deltagarna i inledningen på mötet att skriva ner, var och en för sig, hur de har uppfattat målet med mötet. Låt deltagarna läsa upp vad de har skrivit och se hur lika eller olika det är. Du kan fortsätta experimentet med roll, dvs. låt var och en skriva ner hur de ser på sin roll i sammanhanget. Låt dem sedan läsa upp och se hur lika eller olika ni ser på egna och varandras roller på mötet.

2. Gruppfaser.

Susan Wheelans forskning visar att team genomgår fyra faser och att det finns ett samband mellan gruppfas och produktivitet. Team som befinner sig i de två första faserna ägnar större andel energi åt hur det är i teamet jämfört med team i de senare faserna som ägnar större andel energi åt att lösa sin uppgift. Wheelan har identifierat tio processfaktorer som kännetecknar framgångsrika team, exempelvis faktorer som ”diskussion, beslutsfattande och planering” samt ”implementering och utvärdering.” Hur många gånger har du suttit i ett möte och undrat ”hm, fattade vi ett beslut nu?” eller ”hm, det där var nog ett beslut men vem är ansvarig för genomförandet?” eller ”hm, vad hände med den där punkten som vi beslutade för tre månader sedan?” Om det team du arbetar i inte har förhandlat och tydliggjort era processer för diskussion, beslutsfattande, planering, implementering och utvärdering blir det lite uppförsbacke.

3. Kommunikation.

De flesta skulle nog hålla med om påståendet att ett gott kommunikationsklimat är befrämjande för ett produktivt möte. Men du kan ju fundera på hur ofta du har varit på möten där deltagare avbryter varandra, avfärdar varandras idéer, klagar, har fantasier om vad andra egentligen tänker istället för att fråga, pratar om ovidkommande saker, pratar alldeles för mycket eller alldeles för lite. Team behöver tydliggöra spelregler, exempelvis ”vi låter varandra prata till punkt, särskilt när vi diskuterar svåra frågor” eller ”vi strävar efter att bygga vidare på varandras idéer istället för att avfärda dem.”

Så, om du någon gång suttit i ett möte och i frustration ställt dig frågan ”vad gör jag här?” är mitt förslag att du provar att implementera ovanstående. Jag törs jag lova att det har effekt.

Vill du veta mer om Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se