Det tredje rummet

“Det tredje rummet”

Härom veckan hade jag och min kollega på Sandahls Gotland, Anna-Lena Sundlin,  ett webinarium på temat: ”Jobba på plats eller på distans – hur hittar vi rätt? Om möjligheter och fallgropar i det postpandemiska arbetslivet” Skälet till att vi tycket detta ämne fortfarande är högaktuellt är att vi förstått att det är många organisationer som först nu på allvar måste fatta ett beslut kring hur man ska göra. Vad blir vårt beslut? Ska folk få välja själva? Ska den lokala chefen få fatta eget beslut? Ska vi minska våra lokaler?

Vi har successivt insett hur stor och komplex den här frågan egentligen är. På ytan konstaterar de flesta nog att det ”blir väl en blandning mellan att kunna jobba på distans och att ha några dagar på plats”. Man kan dock konstatera att det finns en hel del aspekter av detta vi behöver beakta, möjligheter men också fallgropar.

Work-life balance
Distansarbete ger oss möjlighet att koncentrera oss på en och samma arbetsuppgift under längre period utan att bli störda. Leif Denti, doktor i psykologi och forskare inom ledarskap, kreativitet och organisatorisk innovation vid Göteborgs universitet menar att vi får handlingsutrymme att styra dagen och därmed bättre möjlighet till work-life balance, där vi upplever att vårt så kallade ”livspussel” fungerar mycket bättre.

Professionell isolering och stagnation
Att arbeta på distans under lång tid kan dock vara ohälsosamt och leda till något som man börjat kalla för professionell isolering. Leif Denti menar att man kan uppleva känslan av att ”jag gör ungefär samma saker, jag upplever inte att jag utvecklas längre och då tappar jag meningsfullheten i allting”. Det är svårt att se vad nästa steg kan vara i karriären och man blir osäker på hur man kan bidra i sin organisation.

Olika förutsättningar
Vi har också en stor grupp människor som har en anställning där distansarbete aldrig kommer att bli aktuellt.  Ca 50 % av de som förvärvsarbetar jobbar som vanligt. Dessa sjuksköterskor, busschaufförer eller byggnadsarbetare kommer inte att kunna göra valet att jobba hemifrån. Hur blir det i organisationer när vi har en grupp som vi ges möjligheten att uträtta arbetet hemifrån, men en annan som aldrig har den  möjligheten?

Person eller funktion
Är vi för snabba att fråga Hur vill du göra? Vad tycker du själv? Kanske börjar vi i fel ände och borde istället fråga Vad är din funktion? Vad är din roll? Frågan är vilka av dessa uppgifter som är möjliga att göra på egen hand när du sitter på distans, och vilka är mer lämpade att utföra på det fysiska kontoret. Om man spetsar till det så kanske det inte är det bästa valet (rollbeteendet) att jobba från sommarstugan när du ska ha ett viktigt möte men uppkopplingen är halvdålig.
 
Social kontakt
Ännu en aspekt är människors förväntan om att nu äntligen få börja träffas fysiskt och att tillvaron återgår till det normala. Känslan när man får social kontakt och mänsklig värme mitt i sitt eget problemlösande. Men så kommer jag till kontoret och det är tomt och ödsligt för att många har valt att jobba hemma även denna dag. Med andra ord så kan vår närvaro fysiskt komma att behöva struktureras på ett klokt sätt så att det finna någon att bolla med när vi är på plats fysiskt.

Det tredje rummet

Två forskare Leif Denti och Ray Oldenberg och har tagit upp ett begrepp som kallas ”det tredje rummet”.

Det första rummet är de uppgifter vi har framför oss som vi kan lösa på egen hand. Dessa skulle vi säkert kunna säga är uppgifter som lämpar sig för arbete på distans eftersom man inte behöver andras input i någon större utsträckning.

Det andra rummet är det organiserade mötet som är strukturerat på ett sådant sätt att vi behöver dela tankar och funderingar med varandra. Där kan vi vända och vrida på en fråga så att vi får tillgång till mer input genom andras tillägg och invändningar. Troligen bidrar det till att vi gör varandra lite bättre och att vi fattar bättre beslut och därmed åstadkommer mer. Att ha sådana möten digitalt har vi verkligen tränat oss på under pandemin.  Det finns dock belägg för att våra viktigaste möten som är framåtsyftande, utvecklande, skapande och kreativa lämpar sig bättre för ett fysiskt möte. Vi vet så mycket idag om vad som bidrar till psykologisk trygghet och att vi vågar bidra, komma in med olikheter och att se ett problem från olika synvinklar. Att våga vara öppen har med trygghet och tillit att göra. Som i sin tur har med relationer att göra och utveckling av relationer gynnas av fysiska möten.

Det tredje rummet är den fantastiska möjlighet som ligger i det oplanerade, spontana mötet som uppstår med dina kollegor i korridoren, i fikarummet och på väg mellan olika möten. Dessa möten finns inte din kalender eller på din ”att göra lista”. De finns inte heller som en aktivitet bestämd på ett formellt möte. Det handlar inte om att det är trevligt att få vara social och äntligen få umgås med folk på riktigt. Det här är möten som sker spontant och som ibland får dig att komma på något nytt och kreativt. Du blir inspirerad när du av en slump får höra om något som relaterar till dina uppgifter, din roll, dina utmaningar. I det mötet uppstår något som vi troligen inte skulle fångat på egen hand vid vår dator. Det hade kanske inte heller kommit upp på det formella mötet på distans eller ens i det fysiska mötesrummet. Jag kanske inte ens hade fattat att det fanns något att komma på. Men i det tredje rummet finns något att upptäcka som har med kreativitet och möjligheter att göra som inte uppstår av sig självt. Kanske kan ett möte vid kaffemaskinen göra mig mer modig, kompetent eller säker på min sak. Här sker mer av problemlösning och nästa steg än vad vi kanske tror.

Det finns många fler aspekter av både fördelar och nackdelar med distansarbete och att kunna mötas fysiskt. Vi har bland annat rekrytering och att bli en attraktiv arbetsgivare som ett stort viktigt område. Det finns inget facit på hur vi ska agera utan varje organisation behöver komma fram till vad skulle bidra till att vår organisation blir ännu mer effektiv och välfungerande. Blunda inte för komplexiteten, ha inte för bråttom, se till att folk utforskar möjligheter och hinder utifrån roll och funktion – inte bara personliga önskemål, gör överenskommelser, ta reda på vilka uppgifter görs bäst var och skapa möjligheter för det tredje rummet att uppstå.

Referenser:

https://www.dn.se/ekonomi/kreativiteten-hotas-av-digitala-moten/

Läs mer om Sandahl Partner och våra tjänster här