Är allt komplext nu?

Författare: Annika Wohlström & Christina Lihagen

Känner du igen att människor omkring dig då och då säger att allt är så komplext nu, och så suckar de? Kanske det gäller oss själva också, att vi säger att det är komplext då vi inte överblickar situationen eller när vi inte ser hur lösningen ska se ut? Det tycks ske rätt ofta i arbetsvardagen nu för tiden. När vi börjar reda i otydliga uppdrag vi har fått visar det sig kanske att det ena hänger ihop med det andra och det tredje och det finns inga enkla lösningar som kan nås på egen hand. Man behöver samarbeta; man behöver komma till gemensamma synsätt; resurser som tidigare fanns tillhands är nu bristvara och andra utanför den egna organisationen är också inblandade. Och till råga på allt så hjälper det inte att vara den som gör rätt när andra inte ser samma saker eller håller med. Det räcker inte längre att göra så som man alltid gjort och har funkat tidigare, för nu har allt blivit så komplext…

Komplicerat eller komplext?

Det kan vara värdefullt att förstå att vissa saker är svåra i meningen sammansatta och komplicerade, och kräver särskild kompetens och kanske till och med avancerad logistik, medan andra är svåra och komplexa vilket betyder något helt annat. Kan vi skilja mellan ”svårt och svårt” kan vi bli bättre på att söka lösningen på rätt sätt.  

I komplexa frågor behöver ofta flera delar av organisationens system blandas in, och första steget är att förstå vilket perspektiv som frågan rör. Det kan till exempel vara en knepig chef-medarbetarrelation, det kan inte den ena parten lösa på egen hand även om vi tror det ibland. Vi tänker att vi ska kunna lösa det själva genom att bli bättre, inte störa eller provocera, lyssna uppmärksamt eller vad det kan vara. Men i det här exemplet handlar det om chef och medarbetare tillsammans, och det bästa är att påbörja en prövande uppriktig dialog. 

Relationer mellan människor befinner sig i den komplexa domänen. De byggs och byggs om; vi blir påminda om en gammal oförrätt, och ett upparbetat förtroende mellan oss sjunker. Tillit sägs vara en färskvara, samtidigt som vi vet sådant som att ”tiden läker alla sår”. Relationer är en dynamisk rörelse som aldrig står stilla och de upprätthålls med många stärkande aktiviteter på olika plan. Organisationskultur och förändringsledning och bryggande dialoger mellan meningsmotståndare är också företeelser i den komplexa domänen.  

Wicked problems

Samhällsfrågorna är oftast komplexa och vissa kallas för wicked problems eller elakartade problem. Det är när våra förväntningar på vad samhället ska klara av inte längre motsvaras av verklighetens förmåga; när våra sätt att fungera inte längre gör susen och vi behöver söka lösningar. Vi får pröva oss fram och försöka bygga konstruktiva allianser även över tidigare röda linjer, samtidigt som de negativa effekterna eskalerar: Då står vi inför ett elakt problem. De uppstår även i våra organisationer: Kompetensbrist inom vården; Förmåga att skapa gynnsam utveckling i kommuner i glesbygd; Teknikutvecklingen och effekterna på kalkbrytningen av ny klimatlagstiftning - exemplen är många. 

De frågor som är komplexa har inga givna svar. Det gäller utmaningar av komplex karaktär som exempelvis att förändra organisationskultur och att säkerställa kompetensförsörjning på kort och lång sikt.  De komplexa frågorna kan betraktas utifrån många olika perspektiv, och det finns olika tankar om vad som är orsaken och vad som är bästa sättet att hantera frågan på. Vanligen behöver vi ta hänsyn till flera orsaker som interagerar på svårförutsägbara sätt. Det finns inte sällan behov av att förändra själva organisationen, eftersom dess sätt att fungera bidrar till problemet. Komplexiteten i sig gör frågan omöjlig att avgränsa och delegera till en enskild aktör. Anpassning och samverkan med många andra krävs. 

Vår erfarenhet är att många ledningsgrupper saknar verktyg och metoder för att identifiera och adressera komplexa frågor.  Vi ser ofta att man inte tar sig tid att formulera relevanta frågor som komplexa och välja angreppssätt därefter. Det som är en ledningsgrupps ”added value” till verksamheten, möjligheten att betrakta organisationen som helhet och att bygga mångfacetterad förståelse av sammanhanget, är inte lätt att uppnå i realiteten. Många ledningsgrupper når inte dit i brist på insikt, tid och stödjande arbetssätt. 

Hur skiljer vi på komplicerade och komplexa frågor?

En enkel övning som du kan börja göra är att använda ett sorteringsverktyg:

Cynefin-modellen nedan ger oss vägledning när vi vill skilja mellan de frågor som är komplicerade och de som är komplexa. De komplicerade frågorna finns det lösningar på. Svaren är inte allmängods, utan kräver expertis. Experterna kan genom analys komma fram till en ”good practice”.

 Vid komplexa frågor finns det okända aspekter och många variabler att ta hänsyn till. Då behöver vi pröva olika angreppssätt, lära oss under resans gång, utvärdera och justera kontinuerligt. Vi talar här om ”emerging practice” snarare än ”good practice”. Modellen ställer även de komplexa frågorna i relation till de frågor som kan betraktas som enkla, där ”best practice” finns och bör användas, och de frågor som uppstår när det är ett kaotiskt läge. Då handlar det om att agera i stunden och använda nya angreppssätt.

Referens: David Snowden.