Mänskliga system och RMS modellen (roll mål och sammanhang)
En god utgångspunkt för att arbeta med att utveckla individer, grupper och organisationer är systemteori. Ett centralt begrepp inom systemteori är mänskliga system. Det kan låta en aning komplicerat, men är egentligen bara ett annat ord för ett sammanhang där människor samverkar. Det kan vara en organisation, men även en förening, en familj eller ett fotbollslag.
Inte minst när vi arbetar med förändringsarbete och kulturförflyttningar är det viktigt att alla har en gemensam bild av just Roll, Mål och Sammanhang. Så här tänker vi:
Förenklat kan man säga att en organisation finns till för att uppnå ett mål.
I organisationen ingår en massa olika delar, både stabila och tillfälliga. Till exempel förvaltningar, avdelningar, enheter, team, projektgrupper eller mötesforum. Varje sådant sammanhang utgör ett eget mänskligt system, som har sina egna mål och uppgifter.
Slutligen har vi olika roller, till exempel medarbetare, chef, expert, projektledare etcetera.
Det önskvärda är att varje roll har egna, tydliga mål som bidrar till sammanhangets mål, som i sin tur bidrar till hela organisationens mål. Det är lätt att tänka att rollen är samma sak som min befattning, men man kan ha olika roller inom samma befattning, och rollerna skiftar beroende på sammanhanget. En roll kan delas upp i två delar. Det handlar dels om att ha den kompetens, erfarenhet och kunnande inom yrket som behövs för att kunna bidra till målet. Dels handlar det om att kunna samspela med andra på ett tillräckligt klokt sätt, både internt och externt, bland annat genom att kommunicera och bemöta andra lyhört och med respekt.
Även om vi har roller så är vi förstås i grund och botten människor som med våra personligheter, egenskaper, erfarenheter, kompetenser och energi bidrar till sammanhangets och organisationens måluppfyllelse.
Egentligen är det ett litet mirakel att komplexa organisationer existerar och kan leverera och nå sina mål. Vi människor är faktiskt fantastiska på att organisera samarbete. Skälet till att vi klarar det är att vi med känslor och motivation kan skapa ett större gemensamt sammanhang, där vi som individer, med våra personliga förmågor och vår energi, vill vara med och bidra.
Mänskligt samarbete är samtidigt komplicerat och skapar alltid friktion och skav från och till i en organisation. Men vad är det då som gör att det ibland gnisslar och skaver? Vad är det som gör att vi inte riktigt får till det där samarbetet vi drömmer om? Ofta beror det på att vi upplever att målpilarna är otydliga eller pekar åt olika håll. Eller att vi tolkar våra roller olika i förhållande till gruppens mål. Eller att vårt sätt att prata med varandra leder till missförstånd och frustration.
Det som skapar hinder för samarbete är med andra ord vagheter, oklarheter och olika uppfattningar om vad som gäller. I de flesta sammanhang behöver vi därför återkommande prata om och diskutera:
Vad har vi för gemensamt mål?
Vad är det här för sammanhang?
Vilka bilder har vi av våra roller?
Vilka förväntningar har vi på våra och andras roller?
När det uppstår oklarheter och friktion, ökar risken att vi tar saker bara personligt, i stället för att se att det är något som händer i alla samarbeten då och då. Vi börjar kanske tänka att den-och-den går inte att samarbeta med för den är på det-eller-det sättet.
Därför är en sådan här modell, som hjälper oss att tillsammans i organisationen förtydliga mål och roller, så användbar för att påverka vår arbetsmiljö i en gynnsam riktning.
Vi vet nämligen från arbetslivsforskningen att välfungerande organisationer och arbetsgrupper präglas av tydlighet i fråga om mål och roller – och att tydligheten är ett resultat av att man återkommande pratar sig samman, att man utforskar sina olikheter och når samsyn så gott det går. Man vågar så att säga ta tag i olikheter och friktion. Och med den inställningen blir gnisslet och skavet, som vi alltid måste räkna med, till något konstruktivt – en energi som vi kan använda oss av.
Det är med andra ord Roll, Mål och Sammanhang som är nyckelorden i ett framgångsrikt samarbete. Det vi pratar om är förstås inte ett robotliknande rolltagande där vi alla ska agera på samma sätt. Tvärtom – forskningen visar tydligt att det är våra olikheter som individer som gör att det blir bra.
Den här modellen går att använda när vi pratar om ganska fasta roller, fasta grupper och sammanhang som vi rör oss i. Men det är också en modell som man kan appliceras på någonting som är mer flyktigt och skiftande, som till exempel ett samtal vi ska ha med någon eller ett specifikt eller tillfälligt möte som vi deltar i.
När vi blir mer uppmärksamma på det sammanhang vi befinner oss i och mer medvetna om vad målet är för just detta sammanhang, blir det lättare för oss att ta vår roll i stunden på klokast möjliga vis.
Modellen kan vara ett stöd för att tillsammans prata om dessa skiftande sammanhang, och på det sättet stärka vår gemensamma förmåga att ta roll på ett konstruktivt sätt och bidra till att vi tillsammans når våra mål.