Fyra saker du bör veta om tydlig kommunikation

”-Köttbullar med mos och lingon är jättegott?”

”-Nähä, det var inte alls vad jag sa!”

En snart fyra år gammal tjej fnissar förnöjt.

Detta missförstånd skulle kunna bero på trots och bus, men jag minns viskleken från min egen skoltid där vi satt i ring och skulle lyssna på vad som viskades till oss och sedan viska vidare. Nästan uteslutande kom budskapet ut som något helt annat i den andra änden. Vi skulle kunna lämna det där, som ett lite nostalgiskt fenomen med barn i skolmiljö, om det inte vore för att jag upplevt detta återkommande i arbetslivet som vuxen. Vi sitter kanske inte längre i ring, vi viskar inte, och budskapen är mer komplexa. Men upplevelsen av att inte nå fram med sitt egentliga budskap, att det till och med kan missförstås helt, är densamma.

Ofta upptäcker vi missförstånden och kan korrigera informationen innan någon skada skett. Men de kan också komma att i värsta fall påverka vår hälsa, vår grupps förmåga till samarbete, produktivitet och trivsel.

Myndigheter som polis, räddningstjänst, kriminalvård m.fl. har fångat upp svårigheterna i kommunikation och utvecklat system för kommunikation i trängda lägen, och kommunikation som försvåras av att sändare och mottagare inte kan se varandra, exempelvis via radio.

Informationen måste vara kort, tydlig, funktionell, och den repeteras för att visa att den uppfattats korrekt. Sändare och mottagare använder särskilda kommandon utformade för att tydliggöra när sändaren sänt klart och mottagaren kan börja sin sändning:

”Ettan till trean, gå tre steg höger - kom”

”Uppfattat, gå tre steg höger – slut, kom?”

”Uppfattat – klart slut”

Att gå runt på sin arbetsplats och kommunicera på detta sätt skulle säkerligen kännas märkligt, omständligt och onaturligt. Men vad kan vi lära av exemplet för att underlätta att den information vi önskar föra över faktiskt når fram i vår egen vardag?

Utifrån en systemteoretisk modell kallad Brusmodellen* om vad som försvårar överföring av information finner vi en del tips som vi kan ta stöd i. Exempel på brus i kommunikationen är:

Vaghet, ”Det är jätteviktigt att någon tar tag i det. Att alla gör sitt för att ta ansvar.” Vem är det som ska ta tag i vad, och vad är att ta ansvar? Försök vara så tydlig och konkret som möjligt med ditt budskap för att detta ska nå fram.

Motsägelsefulla budskap, ”Bra jobbat med våra möten allesammans, så ska det se ut! Men det är alldeles för ostrukturerat, det här går inte, vi behöver bli väldigt mycket bättre”. Så vad var det personen gav uttryck för? Har det varit lyckade möten eller inte? Här finns risken att mottagaren missförstår kärnan i budskapet. I detta exempel var informationen kring mötena uttryckt som en åsikt, bra och dåligt, vilket också bidrar till vagheten kring vad som fungerat respektive inte fungerat. Ett tips är därför att sträva efter att gå från att uttrycka åsikt till att uttrycka fakta, ”mötet höll tiden”, ”vi kom fram till beslut”, ”agendan saknade följande punkter” etc. för att öka tydligheten.

Överflöd, ”Jag har varit på en konferens om kommunikation och skulle vilja berätta om en intressant modell de visade där. Det var en otroligt trevlig konferens, massor av intressanta föreläsningar, som den om kommunikation. Vi höll på från morgon till kväll i tre dagar, och det började stressigt för när vi skulle åka dit kom inte taxin. Jag blev så stressad…” Ordrikedom, att använda onödigt många ord för att beskriva något riskerar att leda mottagaren på villovägar och göra det svårare för mottagaren att identifiera kärnan i budskapet. Försök att uttrycka dig kort och koncist, med den information som är nödvändig för att göra informationen förståelig.

Redundans, upprepning av information som redan är känd och etablerad. När vi lyssnar till någon som upprepar sig är risken att vi tappar intresset, och att informationen därför går förlorad.  Om något behöver understrykas eller lyftas fram igen kan det i stället vara hjälpsamt att be mottagaren att bekräfta eller spegla det du nyss sagt. Arbetar du i grupp kan det vara bra att be någon annan i gruppen att bekräfta ditt budskap genom en fråga eller en sammanfattning då det kan upplevas mindre repetitivt om det kommer från någon annan.

Försök alltså att hålla din kommunikation kort, kärnfull, entydig och undvik att upprepa dig. Kanske som det inledande budskapet, ”köttbullar med mos och lingon är jättegott”. ”Klart slut.”

* Shannon, C. E., & Weaver, W. (1949). The mathematical theory of communication. Urbana, Illinois: University of Illinois Press

Nyfiken på Sandahl Partners och våra tjänster? Läs mer här