Viktiga förkortningar för organisationsutveckling – OSA och RMS
Kvinnan jag möter under ett inledande mingel på en fest ser förväntansfullt på mig. Vi har just hälsat på varandra. ”Aha, du jobbar som organisationspsykolog. Så bra, kan inte du ge mig några tips om hur jag som chef skulle kunna få till det här med OSA på jobbet?”
Det hon pratar om är inte några odörer som spridit sig på arbetsplatsen, utan OSA är en förkortning för Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Organisatorisk och Social Arbetsmiljö (AFS 2015:4) som började gälla våren 2016.
Föreskrifterna ska stödja organisationer i arbetet med att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Arbetsmiljöverket beskriver den organisatoriska arbetsmiljön som resultatet av hur arbetet ordnas, styrs och kommuniceras och hur beslut fattas. Den sociala arbetsmiljön handlar om hur vi samspelar med och påverkas av kollegor och chefer.
Föreskrifterna innehåller egentligen inte så mycket nytt, utan förtydligar det regelverk som redan finns rörande systematiskt arbetsmiljöarbete, med fokus just på de faktorer som rör den organisatoriska och den sociala arbetsmiljön. Fysiska arbetsmiljöfaktorer som ventilation och buller är relativt lätta att kontrollera och åtgärda. Riskfaktorer i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, som ohälsosam arbetsbelastning och konflikter mellan individer, är däremot inte lika synliga och konkreta. Det innebär att det förebyggande och främjande arbetet som gäller dessa delar av arbetsmiljön ofta kan bli svårare för organisationen att hantera. Det är en process som hela tiden måste fortgå och finnas med som en del av vardagen, för såväl ledare som medarbetare.
Tillbaka till minglet och den förväntansfulla kvinnan som står framför mig och ivrigt väntar. Jag svarar henne med en egen förkortning: RMS, vilket står för Roll – Mål – Sammanhang. Tre grundläggande begrepp som ger förutsättningar för att skapa en god organisatorisk och social arbetsmiljö.
Föreskrifterna slår fast att det är arbetsgivaren som har ansvar för att skapa förutsättningarna för en god arbetsmiljö, men betonar även vikten av att delaktighet av alla medarbetare i arbetet med att synliggöra det som inte fungerar i organisationen. För att kunna få syn på eventuella brister i organisatorisk och social miljö måste medarbetarna förstå den organisation de arbetar i, dess sammanhang och mål. Alla måste även tydligt se vad de förväntas bidra med för att organisationen ska nå sina mål, det vill säga se sin roll i organisationen.
Om jag som ledare, i samarbete med mina medarbetare, arbetar med att tydliggöra
- vilket sammanhang vi befinner oss i,
- vilka mål vi strävar mot i organisationen och
- vilka roller vi behöver ta för att uppnå dessa mål
kan vi skapa en gemensam plattform att utgå ifrån när vi diskuterar hur arbetsmiljön ser ut organisatoriskt och socialt. Det kan kanske ses som självklart att alla känner till en organisations mål, roller och sammanhang, men min erfarenhet som organisationspsykolog är att det oftast finns olika bilder bland de som arbetar i en organisation, och framför allt att man inte lägger nog vikt vid att utforska och stämma av med varandra.
Utifrån en gemensam plattform kan sedan varje medarbetare själv fundera över om den egna arbetsbelastningen känns rimlig, om de olika krav som ställs i rollen känns förenliga, om samarbetet fungerar bra med kollegorna, och så vidare.
Vi lever i en föränderlig värld, vilket innebär att såväl sammanhang som mål och roller i en organisation förändras. Arbetet med OSA är därför inte något vi kan stämma av under en miljörond en gång om året, utan något som ständigt pågår. Alla i organisationen är med och skapar den organisatoriska och sociala arbetsmiljön - varje dag.Vill du veta mer om hur ni kan arbeta främjande och förebyggande med OSA utifrån dessa begrepp?
Boken ”Ta din roll på jobbet!” (Sundlin & Sundlin, Liber, 2018) kan vara en bra början.