Beslutsfattande i grupp – 3 utmaningar och 1 lösning

”Var det verkligen så här enkelt?” sa medlemmarna i ledningsgruppen efter att de på mindre än 15 minuter löst den svåra fråga som de kämpat med i månader. Hur det gick till ska jag beskriva längre ner, men låt oss först ta en titt på några av utmaningarna i att fatta beslut i grupp.

Å ena sidan vill vi få med alla relevanta perspektiv på frågan så att beslutet blir välgrundat. Å andra sidan, ju fler perspektiv vi tillför desto större blir risken att vi kör fast. När uppfattningar som möts är för långt ifrån varandra tenderar vi att avvisa den andra uppfattningen. Vi kan till exempel erinra oss att när Kopernikus år 1543 i sin bok Om himlakropparnas kretslopp föreslog att jorden kanske ändå snurrar runt solen och inte tvärtom, mottogs han inte med någon större entusiasm av etablissemanget. Han ifrågasatte bokstavligen den rådande världsbilden och det ledde till att boken förbjöds fram till år 1835.

En annan utmaning som kan spela in är om det finns en historik av mindre välfungerande möten i gruppen. Alla ”vet” att det bara är en tidsfråga innan mötet blir ”som vanligt”. Tänk på de återkommande mindre angenäma möten i vilka du kanske medverkar. Vi kan föreställa oss att det påverkar din kommunikation om du går in i mötena med tillförsikt och nyfikenhet respektive med misströstan och oro. Och vi kan föreställa oss att detta gäller inte bara dig utan alla deltagare på mötet.

En tredje aspekt eller utmaning är hur het potatisen är som ni ska diskutera. I exemplet jag inledde med var den heta potatisen att sätta igång en neddragningsprocess eftersom företaget höll på att förblöda. Alla visste att det var nödvändigt, men att det var ett oerhört svårt beslut säger sig självt.

Det finns en metod som adresserar allt som jag nämnt ovan. För att minska risken för att människor hamnar i låsta positioner kan man börja med att fråga gruppen vilka som tycker si och vilka som tycker så. De olika perspektiven kan vi kalla för ”subgrupper” relaterat till just denna fråga. När det är utrett vilka som tillhör respektive subgrupp låter man den första subgruppen utforska sitt perspektiv medan den andra lyssnar. I den andra subgruppen får just nu ingen yttra sig. I och med att medlemmarna i den första subgruppen tycker lika, kommer de att kunna bygga på varandras resonemang och det blir en fördjupning av deras perspektiv. Det som också inträffar är att nyansskillnader i likheten blir tydliga. Subgrupp ett inser att deras perspektiv eller åsikt kanske inte var så entydig och självklar. Eftersom den andra subgruppen just nu är belagd med talförbud kommer den att begrunda vad den första subgruppen säger. Vid något tillfälle är den första subgruppen redo att lyssna på när den andra subgruppen gör sitt utforskande av det andra perspektivet, under det att den första lyssnar.

När dessa rundor är klara har gruppen utforskat de olika perspektiven grundligt och utan argumentation, och sannolikheten för ett mer nyanserat och fördjupat beslutsunderlag är större. Frustrationen har dessutom likt Olle motats i grind. För att den här metoden, som kallas functional subgrouping ska fungera behöver gruppen bevaka att man inom subgrupperna inte faller in i att debattera när man börjar upptäcka nyansskillnaderna i sitt gemensamma perspektiv. En person som känner en invändning smyga sig på får hålla på den. Jag törs nästan lova att medlemmar i den andra subgruppen kommer att uttrycka denna invändning när det är deras tur. Det går också bra att den som sitter med en invändning inom en subgrupp hoppar in i den andra subgruppen när det är dess tur och då är med och bygger på den motsatta uppfattningen.

Ledningsgruppen som jag inledde med var häpna över hur enkelt det var. Ja, formatet är enkelt. Att förstå metoden tar inte längre tid än att läsa denna text. I praktiken kräver det förstås en del träning och kanske en facilitator som håller litet ordning. Men i ett nötskal är det enkelt: Utforska ett perspektiv i taget och bygg på likhet i stället för att argumentera.

Läs mer om Sandahl Partners och våra tjänster här

Referens: Agazarian, Y. M. & Gantt, S. P. (2000). Autobiography of a Theory. London: Jessica Kingsley Publishers