Knäck kommunikationsnöten i ledningsgruppen

Ett av de mest kraftfulla verktyg vi kan erbjuda chefer i ledarskapsprogram och ledningsgruppsutveckling är att hjälpa dem att byta ut frasen ”ja, men…” mot frasen ”jag kan bygga på det.” Teoretiskt är det enkelt, på gränsen till trivialt, att förstå att kommunikation där vi faktiskt lyssnar på varandra och bygger vidare på varandras idéer är mer funktionell än kommunikation där vi väntar på att den andre ska bli klar så vi får säga vårt. Det senare inleds ofta med ”ja, men…”

Betyder detta att man måste man hålla med om allt som andra säger? Nej. Vi kan för det mesta leva med att andra inte håller med oss. Men det förutsätter att vi upplever att den andre i någon mening mottagit och satt värde på det vi sagt innan denne kommer med sin egen uppfattning.

Hur kan du visa andra att du tagit emot deras utsaga? Jo, du hittar något i det den andre sa som du kan bygga vidare på. Att bygga är inte nödvändigtvis samma sak som att hålla med. Om jag säger ”Godis borde förbjudas!” kan du säga ”Jag håller med!” Du kan också säga ”Jag ser din poäng, äter man för mycket godis finns risk för karies och godis är inte direkt nyttig föda.” I det senare fallet har du inte hållit med mig, men grundat i vad du sa inser jag att du tagit några sekunder och knådat mitt budskap.

Låt oss ta ett mer relevant exempel från arbetslivet: Ponera att du på ett teammöte säger att ni skulle tjäna på att sätta av mer tid till kompetensöverföring. En variant på ”ja, men…” skulle kunna låta så här: ”Ja, men det har vi inte tid med. Alla har redan fulltecknade kalendrar.” Risken finns att du tar ny sats med ett eget ”ja, men…” Kanske: ”Ja, men i dag sitter alla på olika kunskaper som vi borde göra gemensam.” Det kan inte uteslutas att efter ett par rundor med ”ja, men…” infinner sig en viss frustration och har ni otur kör diskussionen fast.

Ett alternativt bemötande av ditt förslag hade kunnat låta så här: ”Jag kan bygga på det. Våra kunders upplevelse av oss är i stor utsträckning beroende av vilken enskild medarbetare kunden möter. Om alla medarbetare satt på samma kompetens skulle våra kunder i mindre utsträckning efterfråga specifika individer vilket gynnar vår affär. Din idé passar också bra in i vår kompetensutvecklingsstrategi.” Här har den andre byggt vidare på tre olika sätt som gör att du känner att den andre fattar vad du menar. Därmed är du troligtvis mer mottaglig för en annan uppfattning. Om den andra uppfattningen dessutom kommer som en öppen fråga innebär den en inbjudan till dig. Frågan skulle kunna lyda ”Jag har en fundering på temat att alla har rätt fulltecknade kalendrar. Hur tänker du att vi ska få till denna kompetensöverföring i praktiken?”

l ett byggande klimat kan ni komma fram till att din idé är förträfflig och ska genomföras eller att din idé, om än förträfflig, just nu inte är genomförbar. Risken för frustration är mindre och chansen att frågan utforskas från olika perspektiv ökar. Det vill säga, det blir ett bättre beslutsfattande. Tipset är alltså: Försök hitta tre formuleringar som av den andre kan uppfattas som att du bygger och för sedan in din egen uppfattning som en öppen fråga. När jag nämner detta på chefsutbildningar brukar jag få kommentaren att det är svårt att göra. Det stämmer för den som är helt otränad, man behöver öva. Och i den delen har jag två ytterligare tips. Det ena är att du inte sätter kravet på dig själv att omedelbart kläcka ur dig tre klockrena formuleringar, jag vet ingen som kan det. Man behöver för det mesta tänka högt när man bygger. Bara det faktum att den andre upplever att du strävar efter att bygga har effekt i sig, det är viktigare än graden av din skicklighet. Det andra tipset är att hitta situationer i vardagen där du kan träna.

Min erfarenhet är att ledningsgrupper och arbetsteam som knäckt kommunikationsnöten får ett helt nytt klimat. Problemlösningsförmågan, kreativiten och arbetstrivseln brukar öka markant.

Vill du veta mer om Sandahl Partners och våra tjänster? Klicka här

Källor

Benjamin, B., Yeager, A., & Simon, A. (2015) Klar kommunikation – SAVI. Lund: Studentlitterattur

Losada, M. & Heaphy, E. (2004). The Role of Positivity and Connectivity in the Performance of Business Teams: A Nonlinear Dynamics Model. American Behavioral Scientist; 47; 740

Wheelan, S (2013). Att skapa effektiva team. En handledning för ledare och medlemmar. Lund: Studentlitteratur AB