Distansarbete

Vill du ha svart bälte i distansledarskap?

”Hjälp!” hör jag i luren när jag svarar. Chefen som ringer känner sig frustrerad över att hösten börjat på samma sätt som våren slutade, med distansarbete för alla i hens grupp. Hen känner sig lite vilsen i hur hen ska agera som ledare när inga av medarbetarna finns på kontoret utan även fortsatt arbetar hemifrån. ”Jag är ju inte van vid att leda på detta sätt, på distans” konstaterar hen och undrar om jag har några kloka tankar att bidra med.

Är distansarbete det nya normala?

Chefen som ringer mig är inte ensam om att fundera över detta. Distansarbetet verkar vara här för att stanna. Om inte på heltid i framtiden, så åtminstone på deltid. I en helt färsk studie utförd på uppdrag av Microsoft uppgav 87 procent av de tillfrågade svenska cheferna att de tror att anställda kommer jobba från distans även efter pandemin. Det ställer nya och förändrade krav på ledarskapet.

Ledarens viktigaste utmaningar vid distansarbete

Jobbhälsoindex 2020, den årliga enkätundersökningen från Svenskt Kvalitetsindex, synliggör att de förändringar som det svenska arbetslivet just nu genomgår när många medarbetare arbetar på distans ställer högre krav på ledare. Fyra nyckelfaktorer lyfts fram, vilka stämmer väl med såväl resultat från ovan nämnda studie av Microsoft som erfarenheter jag och mina kollegor har dragit under året.

·        Underskatta inte utmaningen i att leda på distans: Ledaren måste ha förmågan att tydligt kommunicera vision, mål och uppdrag för verksamheten och säkerställa att alla medarbetare förstår sin roll i arbetet att nå målen. Utmaningen är att bibehålla såväl produktivitet som innovationskraft. I studien som Microsoft gjort anger medarbetare att en företagskultur som uppmuntrar de anställda att säga sin mening, att göra misstag och få ett eget beslutsmandat gynnar en hög grad av innovation i företaget.

·        Teamkänsla: Ledaren behöver fokusera extra mycket på att få alla medarbetare att känna sig som en del av gruppen och arbeta aktivt för att stärka och bevara en känsla av samhörighet. När vi inte ser varandra tredimensionellt, utan enbart som små rutor på Teams eller Zoom, missar vi den information som exempelvis kroppsspråket ger oss. Det finns en risk att vi blir osäkra på om våra idéer och tankar mottas på ett positivt sätt. Ju tryggare vi känner oss i gruppen, desto mer vågar vi vara kreativa och konstruktiva även digitalt. Digitala möten kan i längden troligen inte ersätta de fysiska mötena fullt ut. Hur kan ledaren skapa en mix av möten, digitala på distans och fysiska på plats?

·        Kommunikation: Som medarbetare kan det kännas som om man är ”osynlig” då man arbetar på distans. Ingen ser vad som blir gjort på hemmakontoret, det finns ingen att spontant diskutera sina arbetsuppgifter med. Ledaren behöver vara medveten om detta och ha en tydlig och regelbunden dialog med de distansarbetande medarbetarna på ett systematiskt och strukturerat sätt. Det kan i praktiken betyda att olika medarbetare behöver olika mycket information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Ledaren behöver mer aktivt än någonsin arbeta med uppföljning och feedback.

·        Generationsskillnader: Behov av att kunna samverka med kollegor och en ovana vid att använda digital teknik kan vara orsaker till att det, enligt Jobbhälsoindex 2020, upplevs som svårare för medarbetare över 40 år att arbeta på distans. Detta är något som ledaren kan behöva ta hänsyn till och försöka underlätta för de som behöver stöd.

Vad är nytt i distansledarskap?

”Jaha” säger chefen, lite lättad, när jag berättar om behovet att arbeta aktivt med mål och inriktning, samhörighet i teamet och vikten av kommunikation, ”du menar att jag ska fortsätta tänka på samma sätt som tidigare, men vara ännu mer observant på att jag når fram till medarbetarna i dessa frågor nu när de inte finns på kontoret utan sitter utspridda på hemmakontoren, på distans?” Jag bekräftar att det är just så jag tänker. Ledarskapet vid distansarbete är inte helt väsensskilt från ledarskapet som hen brukar utöva på kontoret.

Olika utgångslägen för att lyckas med distansledarskap

I detta fall pratar jag med en chef som redan innan Coronan slog till hade ett närvarande och aktivt ledarskap. Hen pratade kontinuerligt om mål och roller med sina medarbetare, lade energi på att skapa psykologisk trygghet och en känsla av samhörighet i gruppen, jobbade aktivt med uppföljning och feedback som naturliga inslag i vardagen. För denna chef och grupp är inte omställningen till distansarbete så svår, när de väl fått ordning på teknik, ergonomin på hemmakontoren och delvis förändrade strukturer för möten och annan interaktion i gruppen. Men för andra ledare och grupper som inte nått lika långt i sin utvecklingsresa kan övergången till distansarbete vara mer komplex och svårhanterlig.

Fortsatt nyfiken på distansledarskap?

Hör gärna av dig till oss på Sandahl Partners. Vi organisationspsykologer har lång erfarenhet av att tillsammans med ledare utveckla mänskliga system, även på distans.