Svåra samtal

Samtal handlar om kommunikation, och genom kommunikation både bekräftar och utmanar vi människor varandra. Somliga samtal känns mer utmanande än andra, kanske till och med så mycket att vi känner ett obehag inför dem. Som chef kommer man förr eller senare att behöva hålla svåra, utmanande samtal.

När vi ska tala om något som känns svårt är situationen redan i förväg laddad med känslor och farhågor. Om vår självbild dessutom blir ifrågasatt under samtalet kommer vi troligen vilja försvara oss. Därför är det hjälpsamt att inför svåra samtal påminna sig om det positiva de kan föra med sig i form av förändring och utveckling. Om man lyckas förmedla det till den andre får samtalet ett positivt laddat mål. Kan man därtill få samtalspartnern att känna sig trygg genom att vara närvarande och lyssna med genuint intresse har man skapat goda förutsättningar för den gemensamma utmaningen.

Ett samtal som äger rum på jobbet handlar om roller och rolltagande i sammanhanget. Det kan vara en god idé att påminna sig själv och den andre om att syftet inte är att kritisera personen, utan att genom feedback bidra till att man kan ta sin roll på ett bättre och mer framgångsrikt vis.

Checklistor kan vara bra som inspiration, men det finns en risk att man bara avverkar ett antal punkter på ytan utan att nå någon egentlig kontakt. En enkel plan kan dock hjälpa till att hålla samtalet på spåret. En sådan plan kan delas upp i förberedelser – samtal – efter samtalet:

Förberedelser– Ofta har man i förväg tänkt igenom vad man vill säga, men inte vad man vill att samtalet ska leda till. Fundera på vad samtalet har för realistiskt mål. Målet för ett första samtal kanske inte är att få någon att ändra beteende, utan att förstå din uppfattning om detta beteende.

– Tid och rum är viktiga. Förlägg gärna samtalet tidigt på dagen, avsätt generöst med tid och låt inget störa. Stäng av telefoner och välj en plats där ni sitter bekvämt och ser varandra.

– Ta reda på vilken hjälp och stöd medarbetaren kan få, om han eller hon känner att det finns behov.

– Förbered dig på att reaktioner kan komma. Fundera över vilket stöd du själv behöver.

Själva samtalet

– Börja med sakfrågan. Gå inte som katten kring het gröt, utan gå direkt in på ditt ärende efter en kort inledning.

– Var konkret. Budskapet ska vara klart och tydligt, och baseras på fakta. Att prata i generella termer eller fastna i detaljer blir otydligt. Psykologen och filosofen Paul Watzlawick formulerade påståendet: ”det är inte möjligt att inte kommunicera”. Även tonfall, tystnad och kroppsspråk är kommunikation.  Det betyder i praktiken att man måste vara uppmärksam på hur både man själv och den andre kommunicerar. Om det finns motsägelser i det som sägs och hur det sägs upplevs det som dubbla budskap.

– Var beredd på reaktioner och ge utrymme för dem. Vi människor reagerar inte linjärt, och är därmed inte förutsägbara. Att reagera med sorg eller vrede är friska reaktioner, och samtalet vinner inte på att undvika dem. Om du själv blir irriterad, försök hålla dig lugn.

– Håll fokus. Ju bättre förberedd du är, desto lättare blir det att hålla fokus och undvika att samtalet glider iväg i oönskad riktning.

– Svara rakt och ärligt på frågor. Om du inte vet svaret, säg det och säg eventuellt att du är villig att ta reda på svaret till nästa möte.

– Var närvarande – en förutsättning för att kunna lyssna aktivt och empatiskt. Se till att du inte är för stressad eller har tankarna någon annanstans.

– Summera vad som sagts och vad ni är överens om. Be gärna medarbetaren göra det, eller åtminstone att bekräfta din summering.

– Bestäm tid för uppföljningssamtal. Både medarbetaren och du själv behöver tid att smälta samtalet och fundera över vilka tankar och frågor som väckts.

Efter samtalet:

– Under samtalet kan du få ta emot starka känslor och kritik. Försök att inte ta det bara personligt, och se till att du själv får stöd.

– Reflektera över samtalet. Vad gick bra, vad kan du göra annorlunda en annan gång, vad har du lärt dig? genom att du är närvarande och lyssnar på den andre med genuint intresse

Om man kan närma sig det utmanande mötet med intresse och nyfikenhet för den andre, sträva efter att vara närvarande och ha som mål att det ska leda till utveckling, då kanske det inte behöver kännas som ett svårt samtal.

Källor

Crafoord, C. (2005).  Människan är en berättelse – tankar om samtalskonst. Natur och Kultur.

Engquist, A. (2013). Kommunikation på arbetsplatsen.  StudentlitteraturHaarakangas, K. (2011).

Läkande dialogiska samtal. Studentlitteratur