Virtuella team med verkliga utmaningar

Ett virtuellt team kan betyda lite olika saker men oftast en geografiskt utspridd arbetsgrupp som samarbetar mot gemensamma mål med hjälp av IT-baserad kommunikation. Hur blir man ett högpresterande team utan att vara på samma plats? Här följer några handgripliga tips på hur man lyckas.

Alla arbetsgrupper tjänar på att reflektera över och träna på sin kommunikation. Äger möten rum över telefon eller videolänk blir detta ännu viktigare. Tydliggör vem som talar, både namn och roll eller funktion i just det här mötet. När någon är tyst i ett telefonmöte märks det inte lika tydligt och att bli avbruten kan vara ännu mer störande än i ett vanligt möte. Det blir en uppgift för både mötesledare och medlemmar att ha ett inkluderande samtalsklimat och en mötesstruktur där alla har en funktion och kan bidra. Om möjligt, ha en mötesledare i varje rum som håller ett öga på att alla är engagerade och får komma till tals.

Vilka spelregler bör gälla? En klok spelregel – som alla måste enas om och ställa sig bakom – är att logga ur mejl, webläsare och chattar medan mötet pågår. Möten per telefon eller videolänk kan behöva ännu tydligare sociala regler: sätt inte telefonen på mute, viska och mumla inte sinsemellan. Checkar folk ut mentalt är det inte mediet det är fel på utan innehållet (vad vi pratar om) eller processen (hur vi pratar). Ju bättre möteskvalitet, desto mindre anledning att utebli, facebooka eller parallellsurfa.

Men virtuella team behöver också träffas. En klok grundprincip är att hålla på de sociala ritualerna som kick-off och julbord. Försök att samla alla när teamet bildas och när nya medlemmar tillkommer och tänk kreativt kring tillfälliga arbetsplatsbyten och besök på varandras arbetsplatser. Det sociala kittet kan grundas på fler sätt. Ett sätt kan vara att avsätta extra tid till småprat i samband med telefon- eller videomöten– men låt det vara frivilligt. Som ledare, var beredd att resa mycket. Ledaruppgiften att stötta och coacha blir svårare när man ses mer sällan. Bygg ett system som stöttar, till exempel genom att placera juniora teammedlemmar tillsammans med mer seniora och uppmuntra mentorstänkande och kollegial handledning – och ta alla chanser till korta avstämningar över telefon. Synliggör och uppmärksamma framgång, både individuell och på gruppnivå!

Mellan möten gäller det att ta alla tillfällen till kontakt: ta upp luren, använd videolänk även för korta avstämningar, chatta, yammra, lynca, mejla – även för det rent sociala. En virtuell fika är också en fika.

Virtuella team har möjligheten – och utmaningen – att verkligen bygga arbetet på kompetens och roll, och undvika fallgropen att välja kollegan som råkar sitta närmast eller som man känner bäst. De har en brantare uppförsbacke initialt men potential att överträffa geografiskt sammanhållna team i både effektivitet och produktivitet.

Vill du läsa mer om virtuella team? Boktips: Virtual teams that work: creating conditions for virtual team effectiveness av Christina B Gibson och Susan G Cohen (Wiley Publishers 2003)

Nyfiken på Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se