Team som tänker efter presterar bättre

De flesta arbetsgrupper som jag varit en del av har pliktskyldigt en gång om året ägnat en timme eller två åt att diskutera medarbetsundersökningens resultat. När resultaten varit ”röda” har det varit ganska plågsamma tillställningar, särskilt för arbetsgruppens chef som känt sig pressad och ifrågasatt. I bästa fall ledde diskussionerna fram till någon form av handlingsplan som resulterade i förbättringar. Oftare lades handlingsplanen i skrivbordslådan till nästa medarbetarundersökning, då alla i arbetsgruppen för länge sedan glömt vad man kom överens om.

Dessa minnen dök upp i mitt huvud när jag läste senaste numret av Small Group Research där Schippers, Edmondson & West beskriver värdet av systematisk och strukturerad reflektion för att utveckla teamsamarbete. Team som regelbundet reflekterar och drar lärdomar gör efter hand färre misstag och blir bättre på att kommunicera och förmedla information. Artikeln ligger i linje med den forskning om Team Debrief som rönt stor uppmärksamhet bland arbetspsykologiska forskare senaste åren.

Denna forskning visar att man med ganska små medel påtagligt kan öka arbetsgruppers effektivitet genom återkommande utvärderingar av samarbete och kommunikation. Tanken med att använda medarbetarundersökningar för att utvärdera och diskutera arbetsgruppens samarbete kan alltså sägas ha stöd i forskningen. Däremot är sättet som det vanligen görs på problematiskt. Forskningen visar att teamreflektioner förbättrar samarbetet om diskussionerna fokuserar på utvärdering av faktiska arbetsinsatser. Gärna direkt efter, eller i nära anslutning, till det som ska utvärderas. Det blir då möjligt för gruppens medlemmar att minnas vad som hände; vad som hjälpte teamet framåt och vad som kunde ha gjorts bättre.

När utvärderingarna genomförs bara en gång om året tenderar diskussionerna att bli vaga och övergripande. För många aspekter av arbetsgruppens ska diskuteras på kort tid. I praktiken fungerar medarbetarundersökningar ofta som en utvärdering av chefens ledarskapsförmåga istället för att fokusera på teamets gemensamma ansvar. Det leder till en övervärdering av chefens betydelse på bekostnad av diskussioner om teamsamarbetet.

Min slutsats är därför att organisationer bör ägna mindre tid och resurser åt de årliga medarbetarundersökningarna. Och mer tid åt återkommande korta utvärderingar av teamets samarbete. En stor metastudie visar att strukturerade genomgångar av teamsamarbetet ökar effektiviteten med i genomsnitt 20-25%. (Tannenbaum&Cerasoli 2013).

Resultaten i studien pekar mot att för att få bäst effekt ska genomgångarna

1. ha utveckling och inte utvärdering som mål, och

2. vara strukturerade och faciliterade av någon som kan metoden.Om dessa villkor är uppfyllda kan genomgångarna vara relativt korta och ändå tydligt förbättra teamets samarbete och förmåga att fullfölja sitt uppdrag.

Mycket talar alltså för att organisationer med ganska enkla medel kan få mer effektiva team och nöjdare medarbetare.

Referenser

Tannenbaum&Cerasoli; Do team and individual debriefs enhance performance? A meta-analysis. Hum Factors 2013 Feb 55 (1): 231-45Schippers

Edmondson&West; Team Reflexivity as an Antidote to Team Information-Processing Failures. Small Group Research 2014 Vol 45 nr 6: 731-69

Vill du veta mer om Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se