Mötesledaren – tiokampare eller enmansorkester?

”Att leda möten är lätt som en plätt.” Under femton års träning och coachning av ledare och ledningsgrupper har jag hittills aldrig hört någon säga så. Ändå tycks få chefer fokusera på att utvecklas just i rollen som mötesledare.

När ledningsgrupper får möjlighet att prata om hur de kan utveckla sitt gemensamma arbete, brukar effektiva möten ofta vara det första som dyker upp. Och välfungerande möten är en självklar förutsättning för att skapa högpresterande team.

En mötesledare måste vara bra på många saker och kunna hantera flera uppgifter samtidigt. Litet som att delta i mångkamp, eller kanske som en enmansorkester som själv sjunger och spelar munspel, gitarr, trumma och cymbal…

Mötesledaren behöver vara bra på att

1. Sätta upp ramar och mål. Varför träffas ni egentligen? Hur ofta och länge är det optimalt att träffas?

2. Göra en angelägen och realistisk agenda med tydliga mål och tidsåtgång för varje punkt.

3. Vara ordförande eller ”uppgiftsledare” och se till att mötet följer agendan och tidsplanen.

4. Vara ”processledare” och skapa ett gott klimat och öppen dialog med lämpliga metoder – talarlista är inte alltid det bästa.

5. Säkerställa att olika perspektiv och åsikter får vädras utan att det blir konflikt.

6. Ta rollen som sekreterare och producera välformulerade mötesanteckningar.

7. Vara en deltagare bland andra och engagera sig i sakfrågorna (utan att tappa ordföranderollen).

8. Vara föredragande av vissa agendapunkter, och göra det på ett föredömligt vis.

9. Utvärdera! Mötesledare som lär sig använda t.ex. kraftfält vid mötets avslutning, säger att det bidrar enormt till ökad effektivitet.

Precis som för mångkampare och enmansorkestrar krävs det träning för att bli en skicklig mötesledare. Ett gott råd är att involvera gruppen i stället för att försöka klara allt själv. Inte minst när det gäller att skapa goda samtalsnormer och öppen kommunikation, där förstås hela gruppen behöver vara delaktig.

Tycker du det låter svårt eller tråkigt? Skänk då en tanke eller två åt hur mycket det kostar er att ha ineffektiva möten – i tid, energi och pengar.

Vill du veta mer om Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se