Lean

Självorganiserande system – framtidsvision eller utopi?

Jag har många gånger funderat på varför Lean och ett agilt arbetssätt har mötts av så mycket motstånd och varför medarbetare blir frustrerade när deras chefer vill introducera Lean. Jag är själv en stark företrädare för att lägga energi där den gör nytta och att försöka undanröja hinder för framgång.

Frédéric Laloux beskriver i sin bok Reinventing Organizations hur olika organisationsformer löser olika problem och bidrar till olika typer av framgång. I ett oorganiserat kaos är det funktionellt att en stark ledare samlar gruppen och delar upp arbetsuppgifterna. Självklart är detta mer framgångsrikt än att alla driver planlöst mot vitt skilda mål. Detta starkt auktoritära ledarskap kommer dock inte att vara lika långsiktigt framgångsrikt som den stabilitet och kontroll en strikt hierarki kan frambringa. I den senare finns en chans att nå långsiktiga mål genom att etablera stabila processer och formella roller. Dessa strikta hierarkier har förstås också sina baksidor. Snart nog är de etablerade processerna inaktuella och medarbetarna upplever sig inlåsta och hämmade. De flesta organisationer idag har därför organiserat sig med olika avdelningar där lönsamhet och tydlig målstyrning skall ge medarbetarna möjlighet att bidra och växa inom organisationen på ett mer självständigt vis. Var och en kan hållas ansvarig för sin insats och samarbete mellan olika enheter och avdelningarna blir centralt för att hantera eventuella målkonflikter.

För att motverka att engagerade medarbetare blir frustrerade och tappar motivation strävar många organisationer idag efter att skapa en gemensam värdegrund. Denna skall även kunna hjälpa medarbetarna att se det gemensamma målet när olika enheters mål kolliderar. Inom de organisationer som lyckas väl med att bli värderingsstyrda, har Lean och agilt arbetssätt sin mest givna plats. Här kan dessa metoder öka möjligheterna för medarbetarna att bidra och för organisationen att nå sina mål.

De organisationer som ännu inte arbetat med gemensamma värderingar, men ändå försöker tillämpa Lean möter däremot motstånd, därför att lönsamhetsmålen och den interna konkurrensen som följer på detta hamnar i förgrunden. Medarbetarna tappar motivation och intresse när arbetet förenklas till att bestå av optimerade processer. Daniel Pink beskriver i Drivkraft: den överraskande sanningen om vad som motiverar oss att det som verkligen motiverar medarbetare idag, är upplevelsen att arbetet är meningsfullt, att min kompetens nyttjas i lagom grad och att jag har en lagom hög grad av frihet i mitt yrkesutövande. I rent målstyrda organisationer uppfylls allt för sällan dessa kriterier. När organisationen aktivt arbetar med att skapa gemensamma värderingar ökar sannolikheten för att medarbetarna upplever arbetet mer meningsfullt eftersom vad jag gör och hur jag gör det bättre hänger ihop.

Räcker då detta? Frédéric Laloux menar att vi framöver behöver fokusera ännu mer på vad som verkligen motiverar oss som medarbetare. Han menar att Lean och ett agilt arbetssätt blir överflödigt i organisationer som i sin kärna är organiserade för att nå mål som medarbetarna själva upplever som meningsfulla. Organisationens värderingar är då bara relevanta om de stämmer överens med medarbetarens egna värderingar. Medarbetaren klarar då att själv orientera sig mot det som ger värde och mening. Då organisationen inte längre behöver styra medarbetarens handlingar, kan organisationen bäst liknas vid en levande organism, där varje medarbetares inre drivkraft bidrar till organisationens kontinuerligt framväxande mål. Här behövs inte längre ledare som styr upp underställda, utan här självorganiserar medarbetare sitt arbete till att nå de högre syften som de som arbetar i organisationen har ett starkt eget ägande av. Att arbetet skall vara meningsfullt är här en självklarhet, inte något som organisationens ledare behöver hjälpa medarbetarna att se.

Det som blir utmaningen för dessa organisationer är att skapa ett gemensamt ägande även av ledarskapet, d.v.s. hur medarbetarna bidrar till samordning och reglering. Viktiga förmågor hos alla medarbetare blir då att se sig själv och sina kollegor i ett större perspektiv, att hela tiden orientera sig mot det som är långsiktigt hållbart och att varsamt reglera mängden förändring i organisationen. För att klara detta behöver varje medarbetare utveckla förmågan att se sina egna behov och ömsint leda sig själv mot att gradvis ta in förändring och undvika att överbelasta sig själv. Medarbetarna behöver även kunna se sig själv i det större sammanhanget tillsammans med andra, se andras behov och förändringspotential och samverka för att utveckla organisationen. Dessa organisationer växer organiskt och har inte nödvändigtvis lönsamhet som enda mål.

Hur ska vi förbereda oss för att möta dessa framväxande behov av meningsfullhet och delaktighet? Hur ska medarbetare samverka för att på bästa sätt bidra i organisationer där deras egna värderingar styr verksamheten?

Yvonne Agazarian har jobbat i decennier på att utveckla teorier och praktiska övningar för att öka individens förmåga att ta hand om sig själv utan att det sker på bekostnad av andra. Detta är en grundläggande förmåga som kommer att vara ytterst användbar i mer självorganiserande system. En annan grundläggande kompetens som kommer att efterfrågas är att kunna reglera den egna förmågan att vara nyfiken på förändring. Detta kan ske genom att reglera genomsläppligheten till den egna personens inre mentala värld. Att kunna öppna sina sinnen och vara nyfiken på ny information är av yttersta vikt i en värld som ständigt utvecklas. Att kunna stänga sina gränser och bearbeta den nya informationen är också nödvändigt för att både kunna vila, integrera ny kunskap och att utvecklas, för att sedan på nytt kunna öppna sig och vara nyfiken på det okända. Läs gärna Yvonne Agazarians SCT in action: Applying the systems-centered approch in organizations eller kontakta en konsult från Sandahl Partners och be dem berätta om Yvonne Agazarian och hur hennes teorier kan hjälpa er organisation att bättre möta medarbetares behov i och efter värdestyrda organisationsformer.

Referenser

Yvonne Agazarian: SCT in action: Applying the systems-centered approch in organizations

Frédéric Laloux: Reinventing Organizations.

Daniel Pink: Drivkraft: den överraskande sanningen om vad som motiverar oss