Multitasking gör dig dummare!

Din dag är fullspäckad av möten. På lunchen och på väg mellan möten försöker du läsa mail och svara på omgivningens förfrågningar. Kanske även under möten? I en färsk undersökning av APSIS uppger 33 % att de ofta läser mail under möten. På kvällen när barnen sover åker datorn upp igen för att svara på mail som inkommit under eftermiddagen (OCH du får svar av kollegor inom 5 min!). Känslan av att inte komma ikapp, av att inte hinna ”det riktiga jobbet” biter sig fast. Känslan av otillräcklighet. Känner du igen dig?

Visste du att det i genomsnitt tar 15 minuter att återgå till effektivt arbete efter att ”bara” ha svarat på ett mail? Har man väl öppnat mailboxen brukar man dessutom riva av ett par till, vilket snabbt resulterar i ytterligare mail i inkorgen. Teknisk utveckling och ständig uppkoppling ger oss möjligheten att vara flexibla i förhållande till när och var vi vill arbeta men samtidigt suddas gränserna ut mellan arbete och återhämtning.

För att möta leverans- och effektivitetskrav som ställs på oss (och som vi själva ställer på oss) har det blivit allt svårare att göra en sak i taget. Multitasking har nästan blivit en självklarhet och något man gärna lyfter fram som en god egenskap i utvecklingssamtal eller vid anställningsintervjuer. Det har dock visat sig att multitasking har motsatt effekt. Genom att göra fler saker samtidigt sänks din produktivitet, din kreativitet och förmågan att fatta kloka beslut. Forskare på University of London genomförde en studie på 1100 medarbetare i ett brittiskt företag och kom fram att multitasking med elektronisk media (maila och tala i telefon samtidigt) orsakade större påverkan på IQ än att röka marijuana eller förlora en natts sömn.

Genom att strukturera upp din dag och minimera distraktioner kan du få mer av ”det riktiga jobbet” gjort. Här följer ett par råd jag brukar ge till pressade chefer som kommer till mig i coaching:

– Avsluta arbetsdagen med att strukturera upp din morgondag. Prioritera i viktigt och brådskande (och lägg alltid på 50 % på din beräknade tidsåtgång).

– Läs mail på bestämda tider. Om man börjar dagen med att läsa mail är risken stor att man fastnar i att just hantera mail. Om du dagen innan skrivit ned dina mest prioriterade uppgifter så inleder du istället dagen med dessa.

– Gå undan när du behöver koncentrera dig.

– Boka in luckor i kalendern.

– Rör på dig! Ta en promenad på lunchen. Frisk luft gör underverk för energin och kreativiteten.

– Vid perioder av ökade krav blir det extra viktigt med påfyllnad av energi. Ställ inte in promenaden, träningspasset eller middagen med vänner. Tänk: när jag hinner det som minst behöver jag det som mest.

Teknologin och 24/7-samhället är en del av våra liv och vi varken kan (eller vill?) stoppa utvecklingen, men vi måste hitta strategier så att de negativa konsekvenserna av tillgänglighet inte överstiger de positiva. Vi behöver själva bestämma när vi ska vara tillgängliga för andra. Först då får vi tillbaka kontrollen över vår egen agenda.

 

Nyfiken på Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se