Måla inte in din medarbetare i ett hörn

”Är du konflikträdd?”, hörde jag den överordnade chefen fråga min klient i trepartsamtalet. Jag förstod att han troligen hade goda skäl att ställa den frågan, men när jag hörde ordvalet insåg jag att även om min klient är konflikträdd skulle hon troligen inte svara ”jajemen!” Alla vet ju att det inte är önskvärt att vara konflikträdd i rollen som chef.

Mycket riktigt kom det ett nej. Jag funderade i en sekund och sa sedan ”det där är en antingen eller-fråga, man kan tänka sig att det finns nyanser. Låt mig omformulera frågan: händer det att du avstår från att ta konflikter som du kanske borde ta?”

Min klient övervägde frågan och sa sedan nej igen. Min hypotes är att hon troligen fick en känslomässig reaktion på överordnad chefs fråga och att hennes nej på den försatte henne i en position som hon inte kunde backa ur.

Jag uppfattade överordnad chefs fråga som uppriktigt välvillig, det fanns inget kritiskt tonfall men ordvalet och antingen/eller-upplägget dödade frågeställningen. Så hur kan man tänka kring ett samtal där man vill hjälpa en medarbetare att resonera om utvecklingsområden och underlätta för personen att reflektera snarare än att gå i försvar eller förneka?

– Prata om upplevelser och inte om sanningar.

– Undvik negativa formuleringar och diagnoser, till exempel konflikträdd, blyg, aggressiv,  påstridig.

– Undvik orden alltid/aldrig.

– Var tentativ och utforskande.

– Undvik ordet varför.

Säg att du har en medarbetare som har ett mönster av att vara tystlåten på era team-möten. Som chef inser du att ni går miste om viktig information när hon inte yttrar sig. Om du vill få henne att reflektera över det och lägga ut mattan för förändring kan du säga exempelvis:

”På våra veckomöten har jag ibland upplevt att du pratar lite mindre än oss andra. Kan du se vad jag menar?” Jämför den frågan med ”Du säger aldrig något på våra möten. Är du rädd för att säga vad du tycker?” Även om tonfallet är vänligt kan ordvalen försätta din medarbetare i försvarsposition.

Du skulle kunna fortsätta så här: ”Jag tänker att du i din roll sitter inne med information som är viktig för teamet när vi fattar beslut och planerar. Om du delar min uppfattning vore det intressant att höra dina reflektioner på hur vi tillsammans kan åstadkomma en förändring. En del saker kanske ligger i teamet eller hos mig som chef, en del saker kanske ligger hos dig. Vad tänker du?” Du kan jämföra det med ”Du sitter inne med viktig information som vi andra behöver så det måste till en förändring. Varför säger du aldrig något?” Samma sak här: Även om tonfallet är vänligt finns risk att orden måste, aldrig och varför framkallar försvar.

Om du har en medarbetare som du vill hjälpa till förändring men där er dialog tenderar att köra fast i förnekande eller försvar är mitt förslag att du skriver ner det du vill förmedla. Läs därefter kritiskt och redigera alla formuleringar som rör punkterna ovan. Prova sedan att närma dig medarbetaren med dina nya formuleringar och se om det blir någon skillnad i responsen.

Vill du veta mer om Sandahl Partners och våra tjänster? Kontakta oss gärna på info@sandahls.se